貴陽律師何帆：電子發票的使用流程中需要注意的法律問題？

隨著我國資訊科技的飛速發展，電子發票得到了較為有效的推廣，電子發票的使用能夠有效提升消費者的使用有效性，還能節省紙張，降低企業的運營成本，創造良好的稅收氛圍，當前的電子發票也存在一些報賬方面的問題需要解決。

一、關於

採用

電子發票

進行報賬

的問題如下

相對於常用的紙質版發票，電子發票的大規模使用，就意味著所有型別的商品都有更便捷的開票渠道了。開具電子發票的企業在銷售商品的過程中，已經具有了線上才具備的優勢。這一型別的發票可以在較長時間內得到穩妥的儲存，至於在使用方面而言，它一樣具備十分強大的功能，而佔用更少的資源。因為不同公司的資訊化水平不盡一致，企業財務會計部門可以用不同的核算方法報賬：最常用的方法，首先將電子發票列印在紙上，轉交給企業，隨後企業進行報賬。再有一種是使用電子發票，結合實際情況填寫相關檔案、紙質財務單據上的詳細內容，開展報賬流程。現如今的商業活動中，電子發票的報賬難度相比之下仍然是較高的，電子發票的管理同樣存在一些值得關注的問題。就比如，部分企業無法有效區分電子版發票的真假。因為電子發票列印後的版本真偽難以辨別，對此，可能乾脆不承認電子發票的價值，所以可能影響後續開展電子發票的報賬，重複報賬的現象也屢見不鮮。電子發票的列印不限次數，如果出現疏忽，重複報賬問題的可能性也增加了。更改電子發票上主要內容的情況也是存在的，會計財務人員利用職務之便，觸犯法律紅線，可以根據自己的意願，為自己的非法利益操縱修改電子發票中涉及的相關資訊。一般情況下，紙質發票本身都有專門的防偽標識，但電子發票是可以被篡改的。如果公司的財務管理人員不能做到妥善地驗證他們手中的電子發票，檢查是否被人篡改，他們將無法順利進行業務的管理，不但資訊管理成本增加了，更改的證據，他們也很難在後期查出來。現行的企業稅制的未完全發展狀態和電子發票報賬中的複雜性，對於公司而言是更多的運營成本。而公司的財務管理，如果說缺乏網路管理系統，同樣也容易擾亂業務的正常運作，另外也增加了建立線上審計的相應成本支出。

二、

電子發票

報賬的流程問題

各企業不同的業務發展流程也有不同的方式對電子發票進行核對、報銷、過帳和記錄。 下面我們就針對電子發票的操作流程當中需要注意的一些方面展開介紹。

對線上需求較弱的企業報賬而言，如果針對其電子發票的報賬流程進行分析，我們可以發現，經營此類業務的企業，財務管理資源相對較少。這些企業大多是由於自身沒有特別科學、高效的財務會計檔案的電子管理系統，所以對線上依賴程度不高，因此電子發票服務平臺相關資訊沒有做到十分的全面，而該現象將影響電子發票報賬工作的實施，仍舊將紙質發票做為主導。唯其透過繼續加強財務團隊的工作力度，並更好地實施電子發票稽核，方可以做到更大程度地簡化保障的流程。

為了更好地規避電子發票重複報賬的法律風險，我們應該鼓勵企業增設資料庫，建立相關資訊管理體系，舉例企業可以完善自身的財務資訊系統建設。在進行審計的期間，確保合規，財務人員可以將電子發票上傳到公司的“重複資料集”中進行調整。資料集儲存記錄資料並在資料集內自動比較現有發票資訊。如果說上傳的發票與現有發票重複了，則會給出警告，那麼會計審計員就知道不能通過了。

甚至企業在向財務報銷系統申請報銷時，也可以在系統裡提供下載電子發票的連結。也正是由於系統能夠識別出重複登入報銷的發票，已經報銷過的人員無法拿發票建立報銷表單。這從根本上避免了可能出現的財務風險，從而也有效地提高了各部門的工作效率，能夠節省相應的公司經營成本。

三、電子發票報銷可能存在的法律風險及問題解決

1。 企業電子發票進行費用報銷時的法律風險

因為電子發票列印多少次都是沒人知道的，所以有的企業工作人員，經常使用電子發票，反覆地找財務部門加以報賬，使得企業面臨法律風險。

舉一個具體的案例來說，一家公司的員工，在 2021 年 3 月起，花費了400元人民幣，用於招待宴請客戶，方便專案的推進。重要的是電子發票這一部分問題，在員工拿到了飯店給出的電子發票後，然後又來到了公司，按規定填寫了報銷單，進入報銷稽核時，是3月份。公司同年5月份，由於工作性質的原因，該員工又獲得了400元的餐飲招待費用。但是這一次的用餐，是現場臨時找到的飯店。由於餐廳距離較偏僻，而且飯店是獨立個體戶，開不出發票。這名員工不想個人因公墊資，所以就再拿出了3月份的那份電子發票，為此重新進行了報銷。

2、減少該風險的策略

為了降低與上述案例當中潛在的法律方面的風險，本文為此給出了以下關鍵指南：

首先，您公司的報銷流程應當做到標準化，企業需要規範電子發票的報銷措施，特別是選擇運用以下的解決建議。

員工在收到電子發票以後，必須保留好相關的消費小票、消費收據作為電子發票的唯一確認憑證，並在進行報銷之際，傳送列印的電子發票的同時，向公司提交自己的消費小票。

向員工退還列印的電子發票的相關金額時，員工在發票確認資訊上簽字，簽署“發票只報銷一次，發票真實有效，不會重複報賬”的簽名確認，這對於規避相關風險而言，是很有必要去進行的一個步驟。

其二，加強電子發票管理

貴陽律師何帆提醒您：公司需要進一步加強對電子發票的統一管控，會計在接收到電子發票後，可委派專門的員工登記清楚相關資訊。比如，關於發票號碼等獨特的資訊進行專門的整理，企業將在保障稽核過程中，更好地核對電子發票有沒有重複報銷，確保電子發票的管理更加清晰。

而正是因為財務人員實際的工作量和員工檢視和獲取電子發票的能力有限，公司也可以根據自身情況確定合適的一個有效報銷期限。在取得電子發票後的一個月內，進行報銷的申報，如果超過截止日期，將不再進行報銷。

重慶坤源衡泰貴陽律師事務所何帆律師，碩士研究生，中共黨員，中國法學會會員。具有多年法律實務工作經驗，在國內刊物上發表多篇論文，媒體廣泛報道。何帆律師在承辦案件過程中，善於梳理案件脈絡，能準確把握法官裁判思維，直擊案件要害。在多年來的法律實務工作中，堅持以理論指導實踐，再以實踐反哺相關理論，不僅積累了豐富的辦案經驗，更是對專業知識有了深入研究。良好的職業操守，高度負責的工作態度，靈活的案件處理方式，使之擅長以最短的時間維護當事人合法權益。

發表論文

《論司法實踐對違章建築的處理》，法制博覽

《論我國白酒智慧財產權的法律保護》，法制與社會